Thursday, July 8, 2004

PSC report

Is PSC referring to the HR managers, aka EOs, on the sins on human resource management? Seems we need to improve ourselves. This is a threat that can be turned into opportunity if we can demonstrate our professionalism in this respect.

【東方日報專訊】公務員敘用委員會在最新的年報中,列舉十大個案,炮轟政府部門處理公務員事務上的多宗罪,例如聘請人員時採用一成不變的篩選方式、容許差劣員工留任達八年之久、與行為失當人員續約,更縱容表現欠佳、行為失當員工一直署任較高職位以待實際升職,反映部門表現管理制度有嚴重不善之處。報告更狠批某政策局,處理署任員工的程序上嚴重失當,未有徵詢委員會意見,直言做法是完全不可接受。

公務員敘用委員會的主要職責,是就公務員的聘用、晉升及紀律事宜,向行政長官提供意見,以前高官鮑文為主席的委員會最新出版的○三年年報,不點名炮轟公務員十大失當個案。

管理制度嚴重不善

其中多個個案涉及政府署任安排,例如有部門推薦員工署任六個月以待實際升職,但其表現每況愈下,且行為不當,管方卻毫不察覺,直至總部接獲其周年評核報告及署任考績報告後,才恍然大悟,知悉員工表現欠佳、行為失當,才建議終止署任及採取紀律行動。

委員會批評,個案反映部門的表現管理制度嚴重不善,監管不力,評核人員與總部欠缺溝通,直言若遇員工表現欠佳,應立即採取行動,而非待評核周期完結才處理。

另一個案是某政策局於九七年建議一名人員署任六個月以待實際升職,事隔六年,該局才告知委員會,該員工表現未達標而未獲擢升,期間未事先獲委員會同意已停止署任安排。委員會直指,該局程序失當問題十分嚴重,已促請該局的秘書長及公務員事務局注意個案,經他們催促下,該局才就個案徵詢委員會意見。委員會狠批,該局過去六年沒採取任何行動,妥善解決個案,是完全不能接受。

報告亦進一步披露,政府部門包庇行為表現差劣的員工,包括某部門建議與一名行為失當,曾受嚴厲譴責且被罰款的員工延長合約一年,而留任建議更獲公務員事務局批准,不過委員會指該員工職系已被納入自願退休計畫內,質疑留任是否與整體削減編制配合。

表現差仍留任八年

另一個案則是一名殘障人員在試用期間工作表現持續差劣,但仍獲准留任達八年之久。報告稱,部門容忍延遲採取行動,是為免有人以《殘疾歧視條例》為由提出質疑,該個案在五年內共召開十次醫事委員會,最終確定該員工表現差劣非健康狀況所致。

公務員敘用委員會直指,儘管個案複雜,但部門八年來不管員工表現不符合要求而繼續留用,是不能接受,更建議當局精簡及改善這類個案的處理程序。

Performance management

  以下為今日(七月七日)在立法會會議上,陳國強議員就公務員工作表現管理的提問及公務員事務局局長王永平的口頭答覆:

問題:

  關於公務員的工作表現管理,政府可否告知本會:

(一)過去三年,每年公務員的工作表現評級的分布情況,以及工作表現被評為C級或以下的個案佔總數的百分比與其上一年的數字如何比較;若有關百分比有上升趨勢,有否評估是否由於評核人員區分表現良好和表現一般或差劣的人員;

(二)過去三年,有否首長級人員在覆檢並非由他作出或加簽的評核報告時加上負面評語,引致阻延有關公務員的晉升;若有,為甚麼容許這種情況出現;及

(三)公務員事務局如何處理個別公務員不滿評核人員給他的工作表現評級或認為評核人員對他存有偏見所作出的有關申訴,以及有甚麼措施確保這些申訴獲得公平處理及有關公務員日後不會被排斥?

答覆:

主席女士:

  工作表現管理是所有公私營機構在人才管理策略上不可或缺的一環。在香港特區政府內,所有公務員及合約僱員,都須定期接受評核。公務員工作表現評核制度的目的,是通過員工工作表現達致部門的工作目標;此外,一個評估工作表現的機制可使員工認清工作目標和部門對他們的期望,也可使部門就員工的優點和缺點,確定他們的培訓需要,激勵他們精益求精。透過評核制度,管理層會採取適當的措施,例如提拔和晉升優秀人才,或懲處表現差劣的員工。

  就陳議員提出的問題,我現回覆如下:

(一)有關公務員評核報告的資料主要由各部門直接處理及存檔。現時,公務員事務局會定期抽樣收集及分析個別部門和職系的工作表現評核數據。由於資源所限,我們沒有就所有公務員的評核結果作逐年和全面的統計。

  本局去年曾就七十多個部門(超過三百多個職系九百多個職級)的評核數據作出一次較全面的調查,結果顯示部門採用的評核等級制,絕大部分是六級制(即A到F或「優」至「劣」。平均來說,約百分之十九的公務員取得第三級(即「C」或「常」級)的評級,少於百分之一取得「C」級以下的評級。

  我們所掌握個別部門╱職系的數據顯示,這兩年取得「C」或「常」評級或以下的人員所佔百分比大致穩定,並沒有明顯增加的趨勢。

(二)部門╱職系首長本人或獲授權的首長級管理人員會覆檢非直屬員工的評核報告,並會以職系內有關職級的才能要求及水準為基礎,對個別員工的整體工作表現加上評註以作補充、肯定、嘉許或批評。覆檢是評核過程的正常步驟之一。

  相對於評核人員及加簽人員,覆核人員所看到的及需要考慮的層面比較廣闊。再者,由於部門的員工通常分布於不同崗位,甚至派駐其他部門,工種及工作模式都有不同程度的差異,因此部門及職系均會因應需要,安排覆核人員監察評核標準。

  近年本局亦鼓勵部門設立評核委員會,以確保評核準則一致和評級公平。

  覆核人員和評核委員會的職責,是覆核員工的評核報告,評估員工是否適合晉升、評估其潛質,以及監察評核標準,並就評核人員或加簽人員是否需要提高撰寫報告的質素提出意見。由於覆核人員通常對同職系人員的工作表現有較全面認識,亦有權取得有關員工若干年來的工作表現資料,加上他們對各職級所需的各項才能和條件及評核標準有一定了解,故能作出較客觀及宏觀的評註。

  當局有既定的程序提升公務員,並非單靠覆核人員的評估。晉升委員會會慎重考慮所有合資格的人選及他們的評核報告。此外,晉升結果亦須提交獨立的公務員?聽峏e員會審核。

(三)公務員的評核制度,有既定及完整的程序,目的是確保公平公正。

  評核制度的一個重要環節,是評核會見。員工與上司進行評核會見時,可就評核結果表達意見。上司有責任將下屬提出的意見及理據如實記錄在評核報告內。

  若員工對評核結果不滿,可向加簽人員、覆核人員、部門或職系的高級人員、評核委員會、部門╱職系首長投訴。

  員工如不滿加簽人員、覆核人員或評核委員會所作的加簽或覆核,可向部門或職系的高級人員、部門╱職系首長投訴。

  在現有機制下,若公務員認為在升遷方面有不公平或受歧視的情況,亦可向公務員事務局、公務員事務委員會或行政長官申訴。

  此類申訴一般涉及投訴者與評核人員對工作表現的不同評價。部門╱職系首長有責任確保員工清楚知道他們應達到的工作表現水平,以及監察督導人員的工作,使他們有效而公平地執行管理員工表現的職責。因此本局在接獲這類申訴時,一般會將個案交由所屬部門╱職系的首長調查和跟進;本局則會從旁監察,以確保當局調查投訴時,投訴人與被投訴的人員同獲公平對待。



二○○四年七月七日(星期三)

Friday, July 2, 2004

Game theory

There are games with perfect information, such as tic-tac-toe or chess, and played on pure strategy. There are also games without perfect information. Based on the mathematical theory of games, there are optimal mixes of strategies and the frequency one can expect to win, such as stone-paper-scissors which is a 2-person zero-sum game. With optimal strategies, there is no win over a long run of plays.

In person competitive situations, there are more players. Also, players can form coalition, and there are infinite number of strategies for such non-zero-sum games.

The equilibrium solution is a set of mixed strategies, with one solution for each player and no one has a reason to deviate from the game plan.

John Nash proved that any many-person, non-cooperative, finite-strategy game has at least one equilibrium solution. Examples are in missile defense, labour negotiations, consumer price wars.

Game theory does not solve problem, but help illuminate the task by offering a different way of interpreting the competitive interactions and possible results.